Fachbereich, Betrieb, IT, Hersteller und Projektleitung sehen jeweils einen anderen Ausschnitt. Unterschiede, Zielkonflikte und ungeprüfte Annahmen werden ausdrücklich sichtbar.
Eine tragfähige Entscheidung beginnt nicht mit einer scheinbar vollständigen Anforderungsliste. Zuerst wird geklärt, wer vom Vorhaben betroffen ist, wer entscheiden oder mitwirken muss und welche Aussagen Beobachtungen, Interessen, Annahmen oder bereits bevorzugte Lösungen sind.
Fachliche, technische, betriebliche und wirtschaftliche Beteiligte werden mit Rolle, Verantwortung, Einfluss und Informationsbedarf erfasst. Auch indirekt Betroffene und fehlende Entscheidungsträger werden sichtbar.
Beobachtete Probleme, gewünschte Ergebnisse, verbindliche Randbedingungen, Interessen, Annahmen und Lösungsvorschläge werden getrennt dokumentiert. Eine bevorzugte Lösung gilt dadurch nicht unbemerkt als Anforderung.
Abweichende Begriffe, Zielkonflikte, gegenseitige Abhängigkeiten und ungeklärte Zuständigkeiten werden zu konkreten Entscheidungsfragen verdichtet — einschließlich der Folgen, wenn die Klärung ausbleibt.